Tiesitkö, että pelkkä kiitos voi olla tehokas varainhankinnan väline? Hyvin laadittu kiitosviesti on muutakin kuin pelkkiä hyviä tapoja. Kiitokirje voi saada lahjoittajan tuntemaan itsensä arvostetuksi ja tuntemaan, että häntä arvostetaan ja että hän todennäköisesti lahjoittaa uudelleen. Mutta miten kirjoitat kiitoskirjeen, joka todella herättää vastakaikua? Miten välität kiitollisuutesi vilpittömästi ja vaikuttavalla tavalla? Tässä kattavassa oppaassa tutustumme tehokkaiden kiitoskirjeiden kirjoittamisen taiteeseen ja tieteeseen.
Teimme tämän oppaan niille, jotka haluavat ilmaista kiitollisuutensa jonkun panoksesta, lahjoituksesta tai avusta. Se on täynnä käteviä vinkkejä, esimerkkejä ja malleja.
Perehdymme henkilökohtaisuuden merkitykseen, oikea-aikaisen kiitoksen vaikutukseen ja tarinankerronnan voimaan. Puhumme ammattimaisuuden ja tunteisiin vetoamisen tasapainottamisesta ja oikean sävyn löytämisestä erityyppisille lahjoittajille. Esitetyt ohjeet kattavat kiitoskirjeen kaikki osat alkulauseesta aina lämpimään loppukirjoitukseen.
Lähdetään siis kiitollisuuden ja arvostuksen matkalle.
Siirry jaksoon:
- Lahjoitusten kiitoskirjeiden merkitys
- Kiitoskirjeiden vastaanottajien ymmärtäminen
- Lahjoituskiitoskirje vaihe vaiheelta
- Tehokkaan kiitoskirjeen tärkeimmät osat
- Malleja lahjoituksen kiitoskirjeeksi
- Kiitokirjeiden rooli lahjoittajien säilyttämisessä ja suhteiden rakentamisessa
- Usein kysytyt kysymykset
Lahjoitusten kiitoskirjeiden merkitys
Kiitoskirjeet ovat enemmän kuin vain kohtelias ele. Ne ovat ratkaisevan tärkeitä, kun rakennetaan ja ylläpidetään suhteita asioitasi tukeviin lahjoittajiin.
Kun lahjoittajat saavat aidon kiitoskirjeen, he tuntevat itsensä huomioiduksi ja arvostetuksi. Tämä tunne voi vahvistaa heidän yhteyttään asiaasi, jolloin he jatkavat tukeaan todennäköisemmin myös tulevaisuudessa. Tutkimukset osoittavat, että ihmiset, jotka saavat henkilökohtaisia kiitoskirjeitä, lahjoittavat todennäköisemmin uudelleen. Ja usein myös suurempia summia!
Kiitokirjeiden merkitys ulottuu kuitenkin lahjoittajien pitämistä laajemmalle. Kirjeet voivat toimia myös tehokkaana markkinointivälineenä.
Kun ilmaiset lahjoittajan lahjoituksen vaikutuksen, et vain kiitä. Kerrot tarinan siitä, miten lahjoittaja vaikuttaa maailmaan. Hyvä tarina voi innostaa heitä kertomaan asiastasi muille, jolloin potentiaalisten lahjoittajien verkosto laajenee.
Lyhyesti sanottuna kiitoskirjeet ovat tärkeä väline varainhankinnan työkalupakissasi. Ne auttavat edistämään kiitollisuuden kulttuuria organisaatiossasi ja lisäävät samalla lahjoittajien sitoutumista ja tukea. Tehokkaan kiitoskirjeen laatiminen on siis taito, joka kannattaa hallita.
Kiitoskirjeiden vastaanottajien ymmärtäminen
Ennen kuin aloitat kiitoskirjeen kirjoittamisen, mieti vastaanottajan persoonallisuutta. Kyseessä voi olla yksittäinen lahjoittaja, yrityksen sponsori, vapaaehtoinen tai ryhmä, joka on tukenut asiaasi. Jokaisella heistä on erilaiset motiivit tukemiselleen, ja kiitoskirjeesi tulisi heijastaa tätä.
Yksittäinen lahjoittaja saattaa haluta kuulla tarinoita siitä, miten hänen lahjoituksensa auttaa ihmisiä. Yrityssponsori haluaa ehkä mieluummin nähdä tilastoja, joista käy ilmi, kuinka monta ihmistä hänen tukensa tavoittaa. Vapaaehtoistyöntekijä haluaa ehkä kuulla, miten paljon hän on vaikuttanut omalla ajallaan ja työpanoksellaan. Ryhmä saattaa arvostaa tunnustusta yhteisestä panoksestaan.
Kun laadit kiitosviestiä, mieti varainkeräyksesi tavoitetta. Mieti, oliko toiminta paikallista vai laajaa? Yksityistä vai hyväntekeväisyyttä? Liittyikö se johonkin merkitykselliseen tapahtumaan elämässäsi, koulussa tai urheilujoukkueessa? Erilaiset varainhankintakampanjat edellyttävät erilaisia kiitoksia. Seuraavassa artikkelissa käsittelemme kutakin näistä.
Yleisön ymmärtäminen auttaa sinua räätälöimään viestisi, jolloin kiitoskirjeestäsi tulee merkityksellisempi ja vaikuttavampi.
Muista, että kiitoskirjeesi tavoitteena ei ole vain ilmaista kiitollisuutta. Haluat saada vastaanottajan tuntemaan, että häntä arvostetaan. Ymmärtämällä kohderyhmääsi voit laatia kiitoskirjeen, jolla tämä tavoite saavutetaan.
Lahjoituksen kiitoskirje vaihe vaiheelta
Hyvin laadittu kiitoskirje on enemmän kuin vain kohtelias ele. Se on tehokas väline, joka voi vahvistaa suhteita, innostaa tukemaan edelleen ja saada vastaanottajan tuntemaan, että häntä todella arvostetaan.
Tämä voidaan saavuttaa useilla eri tavoilla. Kukin niistä vaihtelee saatujen lahjoitusten määrän, varainkeruutyypin ja kapasiteettisi mukaan. Ota hetki aikaa ja kerää nämä tiedot kiitosviestien koko potentiaalin hyödyntämiseksi ja menestyksen saavuttamiseksi.
4fund.com tarjoaa työkaluja kiitosten lähettämiseen monissa eri muodoissa. Jotkut niistä ovat hyvin ainutlaatuisia ja vaativat järjestäjältä jonkin verran vaivannäköä. Toiset ovat yksinkertaisempia, ja niiden avulla voit lähettää kiitokset lukuisille lahjoittajille muutamassa sekunnissa. Tutustutaanpa kuhunkin näistä tarkemmin.
Kiitosviesti
Tämän 4fund.comin ominaisuuden avulla voit kiittää lahjoituksesta välittömästi. Verkkosivustomme lähettää tämän viestin automaattisesti jokaisen lahjoituksen jälkeen, ja sen sisältö on sama kaikille.
Rajoituksistaan huolimatta henkilökohtaisesti kirjoittamasi kiitosviesti on miellyttävä lisä varainkeruuseen. Se saa jokaisen lahjoittajan tuntemaan itsensä huomatuksi ja arvostetuksi. Kun laadit viestisi sisältöä, pyri puhumaan suoraan vastaanottajalle ja allekirjoita nimesi lopussa. Näin lahjoittaja ottaa sen vastaan henkilökohtaisemmin, aitona kiitoskirjeenä.
Jos haluat tietää, miten lähettää kiitosviesti lahjoittajille, löydät vastauksen FAQ-sivultamme.
Tarjoukset
Ne ovat kätevä tapa kiittää jotakuta tietyn summan lahjoittamisesta lähettämällä hänelle käsinkirjoitettu kirje tai pieni lahja.
Kaikki tarjoukset näkyvät varainkeruusivullasi. Saat ilmoituksen, kun käyttäjä maksaa tarjouksen. Jos haluat hankkia ostajien toimitusosoitteet oston yhteydessä, rastita kyseinen vaihtoehto tarjousta listatessasi.
Jos kiitoksesi on virtuaalisessa muodossa - e-kirjana, grafiikkana tai tallenteena - voit julkaista sen tarjouksen liitteenä. Tämän vaihtoehdon avulla ostaja voi ladata sen heti tarjouksen maksamisen jälkeen.
Seuraa vaiheittaista opastustamme palkintojen lisäämiseen ja aloita lahjoittajien kiittäminen erityiskohteilla!
Yhteystietoluettelo
Kiitokset voivat aloittaa arvokkaan, henkilökohtaisen siteen lahjoittajiin. 4fund.com tarjoaa työkalun, jonka avulla voit rakentaa tällaisen suhteen.
Rahankeräyksen järjestäjänä 4fund.com-sivustolla voit ladata luettelon kaikkien lahjoittajiesi sähköpostiosoitteista. Käytä näitä osoitteita ottaaksesi yhteyttä tukijoihisi ja lähettääksesi heille kiitosviestejä. Ilmaise kiitollisuutesi hyvin kirjoitetulla kirjeellä!
Hyvä viestintä on avainasemassa vahvojen lahjoittajasuhteiden rakentamisessa. Käyttämällä yhteystietoluetteloa voit avata uuden luvun kumppanuudessa lahjoittajiesi kanssa. Aloita sanomalla kiitos!
Päivitykset
Onnistuitko ohittamaan virstanpylvään varainhankinnan vaiheessa? Hankitko jotain merkittävää? Toteutitko unelman?
Hyödynnä kertomusten voimaa ja levitä tietoa päivityksessä!
Päivitysten avulla voit kiittää suurempaa lahjoittajaryhmää ja osoittaa heidän vaikutuksensa yhdellä viestillä. Kirjoita lyhyt viesti, lisää kuva ja ilmaise kiitollisuutesi siitä, mikä on tullut mahdolliseksi. Näin lisäät uskottavuuttasi ja motivoit tukijoita tekemään lisää lahjoituksia ja jakoja.
Kiinnostaako sinua tämä kiitoskirjeen muoto lahjoituksesta? Katso täältä ja tutustu tarkemmin.
Tehokkaan kiitoskirjeen tärkeimmät osat
Kiitokirjeen kirjoittaminen voi tuntua pelottavalta. Mutta usko meitä - tämän oppaan avulla siitä tulee iloinen kokemus tyydyttävin tuloksin.
Jaetaan prosessi neljään keskeiseen vaiheeseen: vastaanottajan puhuttelu, kiitoksen avaaminen, lahjoituksen ja sen vaikutuksen erittely ja lämminhenkinen lopetus. Jokaisella niistä on ratkaiseva merkitys, kun luodaan kiitoskirje, joka on vastaanottajan mieleen.
Tutustutaanpa kuhunkin vaiheeseen tarkemmin.
Puhuttele vastaanottajaa
Ensimmäinen askel kiitoskirjeen kirjoittamisessa on vastaanottajan asianmukainen puhuttelu.
Kiinnitä huomiota siihen, että käytät hänen oikeaa titteliään ja sukunimeään, ellette ole läheisessä suhteessa ja puhuttele häntä etunimellä. Tämä on pieni yksityiskohta, mutta se osoittaa kunnioitusta ja antaa sävyn koko muulle kirjeelle.
Jos haluat tarkastella lahjoittajien yhteystietoluetteloa ja tarkistaa sukunimen, siirry'My fundraisers' -osioon (sinun on oltava kirjautuneena sisään), napsauta 'More' (Lisää) varainkerääjäsi kohdalla ja valitse 'Finances' (Rahoitus) nähdäksesi seuraavat tiedot.
Aloita kiitoskirje henkilökohtaisesti
Kirjeesi alkuosan tulisi ilmaista kiitollisuutesi selkeästi ja vilpittömästi.
Vältä yleisiä fraaseja ja pyri henkilökohtaisempaan ja tarkempaan kiitosilmaisuun. Viittaa varainhankintatavoitteeseesi ja osoita lahjoittajille heidän vaikutuksensa kampanjaasi.
Voit esimerkiksi sanoa "Kiitos lahjoituksestanne" sijasta "Kiitos, että tulitte osaksi perhettämme". Yhdessä voimme tehdä mahdottomasta totta! Lahjoituksesi auttaa meitä jo nyt voittamaan vaikeudet."
Sano kiitos avusta ja tuesta
Kirjeesi rungossa tulisi eritellä vastaanottajan lahjoituksen merkitys ja vaikutus.
Tässä on oikea paikka kertoa tarina, antaa päivityksiä tai kertoa yksityiskohtaisemmin, miten heidän tukensa on vaikuttanut.
Muista keskittyä lahjoittajaan ja hänen anteliaisuutensa vaikutukseen, ei niinkään organisaatioonne.
Päätä lahjoitus lämpimällä allekirjoituksella
Päätä kirjeesi lämpimällä loppukommentilla.
Se voi olla yksinkertainen "Kiitos vielä kerran" tai jotain henkilökohtaisempaa, kuten "Sydämellisellä kiitoksella" tai "Syvällä kiitollisuudella".
Muista allekirjoittaa nimesi, ja harkitse yhteystietojesi liittämistä, jos haluat jatkaa yhteydenpitoa.
Malleja kiitoskirjeiksi lahjoituksesta
Malli tai esimerkki oppaana voi olla yllättävän hyödyllinen, kun kirjoitat kiitoskirjettä.
Se voi antaa sinulle suunnitelman, jota voit noudattaa ja jota voit muokata enemmän tai vähemmän henkilökohtaisesti. Jos haluat parhaan lopputuloksen, ota se vain inspiraationa. Kun aika on kortilla, voit tehdä vain vähäisiä muutoksia ja saada aikaan hyvän tuloksen.
Katsotaanpa muutamia esimerkkejä eri tilanteista.
Lahjoitusten kiitoskirjeet
Kun kiität jotakuta lahjoituksesta, on tärkeää tunnustaa erityinen panos ja sen vaikutus.
Esim:
"Hyvä [lahjoittajan nimi],
Kiitos anteliaasta lahjoituksestanne [summa]. Tukenne auttaa meitä [kuvailkaa lahjoituksen mahdollistamaa tiettyä tulosta tai saavutusta]. Olemme syvästi kiitollisia anteliaisuudestanne.
Ystävällisin terveisin,
[nimenne]"
Muista pitää sävy lämpimänä ja aitona ja ilmaista kiitollisuutesi vilpittömästi.
Emotionaaliset kiitoskirjeet
Tunteelliset kiitoskirjeet voivat olla tehokas tapa ilmaista kiitollisuutesi.
Esim:
"Hyvä [vastaanottajan nimi],
En voi ilmaista, kuinka kiitollinen olen ystävällisyydestänne ja anteliaisuudestanne. Tukenne on muuttanut elämääni ratkaisevasti, ja tulen aina muistamaan ystävällisyytesi.
Rakkaudella,
[nimesi]"
Muista olla aito ja puhua sydämestä.
Kiitos avustuksesta
Kun kiität jotakuta hänen panoksestaan, on merkittävää tunnustaa sen eteen tehty työ ja ajatukset.
Esimerkiksi:
"Hyvä [vastaanottajan nimi],
Kiitos arvokkaasta panoksestasi [summa] hankkeeseemme. Omistautumisellanne on todella ollut merkitystä, ja olemme syvästi kiitollisia tuestanne.
Kiitollisin mielin,
[nimesi]"
Muista olla tarkka lahjoituksesta ja sen vaikutuksesta ja ilmaista kiitollisuutesi vilpittömästi.
Kiitoksen sanominen avusta
Tervehdys- ja kiitoskirje voi olla loistava tapa ilmaista kiitollisuutesi ja ylläpitää myönteistä suhdetta.
Esim:
"Hyvä [vastaanottajan nimi],
Toivottavasti tämä kirje löytää sinut hyvin. Halusin käyttää hetken aikaa ilmaistakseni vilpittömät kiitokseni jatkuvasta tuestasi ja ystävyydestäsi. Ystävällisyytesi ja anteliaisuutesi merkitsevät minulle paljon.
Ystävällisin terveisin,
[nimesi]"
Muista pitää sävy lämpimänä ja ystävällisenä ja ilmaista arvostuksesi vilpittömästi. Tarkista joskus kirjeiden lähettämisen jälkeen sähköpostilaatikkosi, onko joku lahjoittajista kirjoittanut takaisin. Se voi olla alku ystävälliselle suhteelle, josta saat paljon muutakin kuin rahaa.
Hyväntekeväisyyslahjoituksia koskevat lauseet
Kun kiität jotakuta hyväntekeväisyyslahjoituksesta, on ratkaisevan tärkeää tunnustaa konkreettinen lahjoitus ja sen vaikutus.
Esim:
"Hyvä [lahjoittajan nimi],
Kiitos anteliaasta lahjoituksestanne hyväntekeväisyysjärjestöllemme. Tukenne auttaa meitä tekemään todellista muutosta palvelemiemme ihmisten elämään. Olemme syvästi kiitollisia ystävällisyydestänne.
Ystävällisin terveisin,
[nimesi, asemasi organisaatiossa, organisaation nimi]""
Muista keskittyä lahjoittajaan ja hänen lahjoituksensa vaikutukseen eikä organisaatioon.
Kiitokirjeiden rooli lahjoittajien säilyttämisessä ja suhteiden rakentamisessa.
Kiitokirjeillä on ratkaiseva merkitys lahjoittajien säilyttämisessä. Ne eivät ole vain kohtelias ele vaan väline kestävien suhteiden rakentamiseen.
Hyvin laadittu kiitoskirje voi saada lahjoittajan tuntemaan, että häntä arvostetaan ja että hänellä on yhteys asiaasi. Se osoittaa, että hänen panoksellaan on merkitystä.
Lisäksi kiitoskirjeet tarjoavat tilaisuuden tiedottaa lahjoittajille työstäsi. Näin voit pitää heidät sitoutuneina tehtäväänne.
Muista, että lahjoittajien säilyttäminen on kustannustehokkaampaa kuin uusien hankkiminen. Huolellinen kiitoskirje voi kannustaa toistuviin lahjoituksiin ja muuhun kuin rahalliseen lisätukeen.
Kiitoskirjeet ovat olennainen osa menestyksekästä lahjoittajien hoitostrategiaa. Ne auttavat edistämään yhteisöllisyyttä ja yhteistä tarkoitusta. Katso, miten suunnitella kiitoskirje ja rakentaa siten suhteita lahjoittajiin.
Usein kysytyt kysymykset
Esitätte meille paljon kysymyksiä kiitoskirjeistä. Näiden vastausten pitäisi antaa lisäselvyyttä ja ohjeita.
Kuinka pian minun pitäisi lähettää kiitoskirjeet lahjoituksista?
Ihannetapauksessa kiitoskirje tulisi lähettää 48 tunnin kuluessa lahjoituksen vastaanottamisesta. Tämä nopea vastaus osoittaa, että arvostat lahjoittajan panosta. Se myös vahvistaa lahjoitukseen liittyviä myönteisiä tunteita.
Jos et voi lähettää henkilökohtaista kiitoskirjettä heti, oletusviesti riittää hyvään alkuun. Jos lahjoitus on suuri tai jos välität erityisesti tietystä lahjoittajasta, pyri lähettämään kirje viikon kuluessa. Muista, että myöhästynyt kiitoskirje on parempi kuin ei lainkaan.
Käykö mallin mukainen kiitoskirje lahjoituksesta?
Kyllä, mallin käyttäminen voi säästää aikaa ja varmistaa johdonmukaisuuden. On kuitenkin tärkeää, että jokainen kirje on henkilökohtainen. Mainitse tietty lahjoitus, sen vaikutus ja kaikki lahjoittajaa koskevat olennaiset tiedot.
Mallin pitäisi toimia lähtökohtana. Sinun tehtäväsi on lisätä siihen henkilökohtaisia yksityiskohtia, jotka saavat jokaisen lahjoittajan tuntemaan itsensä erityiseksi.
Miten saan kiitoskirjeeni erottumaan edukseen?
Jotta kiitoskirje erottuu edukseen, tee siitä henkilökohtainen ja sydämellinen. Käytä lahjoittajan nimeä ja viittaa hänen lahjoitukseensa. Kerro tarina siitä, miten heidän lahjoituksellaan on ollut merkitystä.
Huomioi myös viestintäväline. Käsin kirjoitettu viesti tai sähköpostiviesti, jossa on valokuva, voi jäädä paremmin mieleen kuin tavallinen koneella kirjoitettu kirje.
Onko sopivaa pyytää uutta lahjoitusta kiitoskirjeessä?
Yleisesti ottaen kiitoskirjeessä olisi keskityttävä kiitollisuuden ilmaisemiseen eikä uusien lahjoitusten pyytämiseen. On kuitenkin hyväksyttävää mainita tulevista varainkeruutapahtumista tai tulevista hankkeista.
Tärkeintä on tehdä tämä hienovaraisesti ja ilman, että kiitoskirjeen tarkoitus jää varjoon. Muista, että tavoitteena on saada lahjoittaja tuntemaan itsensä arvostetuksi, ei painostetuksi.
Kiitokirjeiden kirjoittaminen on taidetta, joka vaatii harjoittelua ja vilpittömyyttä. Kyse on muustakin kuin vain kiitollisuuden ilmaisemisesta. Kyse on siitä, että saat lahjoittajasi tuntemaan, että heitä arvostetaan.
Muista, että jokainen lahjoittaja haluaa tuntea itsensä erilaiseksi. Muokkaa kiitoskirjeesi yksilöllisiksi, jotta ne heijastavat heidän panostaan. Näytä heille heidän lahjoituksensa vaikutus ja miten se vastaa heidän arvojaan ja kiinnostuksen kohteitaan.
Rahankeräyksellesi lahjoittavat ihmiset haluavat tuntea olevansa sinulle tärkeitä. Kiittämällä heitä täytät tämän tarpeen ja rohkaiset heitä tukemaan tulevia hankkeitasi. Olipa kyseessä automaattinen viesti, postitus tai tarjous, kiitoksellasi on todellinen vaikutus. Kiitollisuuden ilmaiseminen voi vaikuttaa huomattavasti varainkerääjän menestykseen. Kokeile sitä! Loppujen lopuksi se ei maksa mitään.
Saat uusimmat vinkit ja neuvot seuraamalla blogiamme ja sosiaalisen median kanaviamme(Facebook, Instagram, X). Tutustu usein kysyttyihin kysymyksiin ja muihin artikkeleihimme (kuten The best ways to promote your fundraiser tai 10 tehokasta strategiaa voittoa tavoittelemattomaan varainkeruuseen) saadaksesi lisätietoja onnistuneen varainkeruukampanjan toteuttamisesta 4fund.com-sivustolla!Selvitä, miten 4fund.com vertautuu muihin joukkorahoitusalustoihin, ja valitse itsellesi paras vaihtoehto!
